Hoe werkt een groep praktisch?

Welke afspraken gelden in de groep?Elke groep is vrij om zijn eigen naam, werkwijze, waarden en praktische afspraken te bepalen. Ter inspiratie krijg je wel een afsprakenlijst van Cokido. Ook van andere groepen en hun werking kan er geleerd worden.
Wat als ik onverwachts verhinderd ben tijdens mijn beurt?Wanneer je om een of andere reden je vooraf geplande opvangbeurt niet kunt verrichten dan is de vraag of je hiervoor iemand anders moet inschakelen of annuleren. Vaak wordt het principe toegepast dat de verhinderde ouder zelf vervanging zoekt. De ouder laat het ook meteen weten aan de andere ouders. Zo kunnen ze helpen zoeken naar een gepaste oplossing. De regel is dat de groep hier op voorhand afspraken over maakt. Zelf raden we af om onbekenden in te schakelen, maar er zijn groepen die toelaten om occasioneel een babysit of een grootouder ter vervanging te sturen als iemand verhinderd is. Aangezien het solidariteitsprincipe voorop staat is het in elk geval beter om te zorgen voor een vervanger dan om te cancellen, want in dat geval komen meerdere gezinnen in de problemen.
Wat als ik geen ervaring heb met een groep kinderen?Sommige mensen maken zich zorgen of ze wel kunnen omgaan met een grotere groep kinderen. Laat je hierdoor niet afschrikken, in de praktijk blijkt dit heel goed mee te vallen. Verschillende bijspringers vullen elkaar aan, ieder met zijn of haar eigen talenten. Kinderen spelen ook graag in groep met elkaar, waardoor er minder één op één input nodig is.
Kunnen enkel de ouders een beurtrol opnemen?Nee, als de groep akkoord gaat met andere aanverwanten dan kunnen deze gelijkwaardig als de ouder hun rol als bijspringer (begeleider) vervullen. Aangezien het voor velen niet altijd evident is om voldoende tijd vrij te maken, of omdat sommige ouders het niet gemakkelijk vinden om verantwoordelijk te zijn over een grotere groep  kinderen, beperkt het bijspringen zich niet  enkel tot mama en papa, maar kunnen zij ook beroep doen op hun framily. Met deze term worden alle mensen rond het gezin omschreven (vrienden, familie, babysits,...) die mee de zorg opnemen voor de kinderen. Belangrijk is steeds dat de groep hiervan op voorhand op de hoogte is en er geen onverwachte wissels gebeuren met onbekenden. Als de groep lid is van cokido dan zijn ook deze bijspringers automatisch mee verzekerd.
Welke leeftijd hebben de kinderen?Bijspelen richt zich op schoolgaande kinderen die geen middagdutje meer nodig hebben. In de praktijk merken we dat er 2 soorten groepen ontstaan: homogene groepen met kinderen van ongeveer dezelfde leeftijd en heterogene groepen waarbij de kinderen meer variëren in leeftijd. Beiden hebben hun voor- en nadelen, de ervaring in de praktijk zal aantonen wat er het best werkt voor jullie groep.
Welke dagen en uren is er opvang voorzien?Het bijspelen vindt in principe plaats tijdens de vakanties voor schoolgaande kinderen, maar men hoeft zich hier niet tot te beperken. In samenspraak met de groep en inspelend op de noden van de aangesloten gezinnen, kan er ook op woensdagnamiddag of doordeweeks na schooltijd een beurtrolsysteem uitgewerkt worden. Sommige ouders doen het zelfs over de middag of in het weekend. Ook wat de dagindeling en uren betreft wordt er gekeken naar de behoeftes van de meerderheid in de groep.
Is aansluiten bij een groep gratis?In principe is het bijspelen gratis, tenzij er kosten verbonden zijn aan het gebruik van de locatie. Vaak betalen de groepen aan hun locatie een vergoeding voor de verwarming, water en elektriciteit, maar dat is situatieafhankelijk. Deze kosten worden dan gedeeld over het aantal aanwezige kinderen of er kan een groepspotje aangelegd worden om hierin te voorzien. Sommige groepen beslissen ook om een budget te voorzien voor de aankoop van (knutsel)materiaal, uitstapjes, extra vieruurtjes, enz, maar dit is geen must. Anderen zijn dan weer creatief en verkrijgen materiaal en speelgoed via donaties of organisaties. Soms voorziet de lokale overheid in de nodige voorzieningen. Het is zeker aan te raden om via verschillende kanalen hiervoor te informeren.
Worden er uitstapjes gemaakt?Dit wordt op groepsniveau beslist en hangt af van hoe je je er als ouders bij voelt. Sommige groepen doen uitstappen als ze beschikken over extra begeleiders, bvb naar het park, een nabijgelegen speeltuin, de bakker, de bibliotheek, … Het vertrouwen van de kinderen en de begeleiders kan ook groeien in de loop van de opvangperiode, waardoor het maken van uitstappen haalbaarder wordt.
Hoe ziet een bijspeeldag er uit?Dit voorbeeld is louter indicatief maar keert terug bij verschillende bijspeelgroepen. 08u15 bijspringers zetten het lokaal open 08u30 kinderen komen binnengedruppeld - vrij spel of activiteit 9u45 aperitieftijd: elk kind heeft vandaag een stuk groente meegebracht. Hiermee maken we soep of snijden we rauwe groentjes op een plateau. 10u30 vrij spel of activiteit 11u45 we gaan naar de refter. Elk kindje neemt zijn pick-nick en we gaan naar de refter. 12u30 rustmomentje – een ouder leest een verhaal voor of er wordt een filmpje op gezet. 13u30 vol petrol – activiteit of vrijspel 15u00 fruitsnack: we maken fruitsla met het fruit dat de kinderen mee hebben 16u00 straks komen de mama’s en papa’s, we ruimen samen op 16u30 eerste ouders komen hun kinderen weer oppikken 17u00 allen naar huis, bijspringers checken het lokaal en sluiten af.
Wat wordt er als ouder van mij verwacht?Wanneer je aansluit bij een bijspeelgroep dan wordt er in eerste instantie engagement en solidariteit verwacht ten opzichte van de andere leden van de groep. Concreet houdt dit in dat alle ouders een gelijkwaardig deel van de taken opnemen. 1 dag zelf als begeleider (bijspringer) aanwezig zijn betekent dat je vier andere dagen je kinderen kunt brengen naar de groep. Er zijn soms ook nog enkele bijkomende taken zoals een grote opkuis op het einde van de vakantieperiode of vergaderingen en evaluaties. Iedereen bepaalt hierin zelf zijn aandeel naar gelang beschikbaarheid en vermogen maar voor het groepsgevoel is het belangrijk dat er een evenwichtige verdeling bestaat.
Ben ik verplicht om zelf mee te helpen?Ja, van elke aangesloten ouder wordt engagement verwacht. Zie bij de vraag ‘Wat wordt er als ouder van mij verwacht?’. Indien het niet haalbaar is om zelf mee te helpen als begeleider dan spreek je hierover met de groep. Soms zijn er omstandigheden waarbij de groep solidair met je is. Als er geen duidelijke reden is waardoor je engagement niet mogelijk is, dan wend je je beter tot het reguliere opvangaanbod.
Moet ik spelactiviteiten verzinnen?Nee, dit is niet verplicht maar het kan wel heel leuk zijn voor de kinderen. Elke ouder heeft zijn eigen talenten en aanpak en dit brengt voldoende variatie. Anderzijds is het vakantie en appreciëren veel kinderen ook gewoon vrij spel.
Uit hoeveel kinderen bestaat een groep?Bij het samenstellen van de groepen wordt er per ‘gezin’ gerekend en niet per kind. Een gemiddelde groep bestaat al snel uit 10 gezinnen, op die manier is er steeds iemand beschikbaar voor het beurtrolsysteem. Er wordt van uitgegaan dat er 1 begeleider (bijspringer) per 6 kinderen voorzien moet zijn, met steeds een minimum van 2 begeleiders. Er bestaan ook grotere groepen, dit kan verschillend zijn per locatie, afhankelijk van wat de groep zelf beslist. De grootste groep tot nu toe had 25 kinderen met 3 à 4 bijspringers per beurt.
Moeten wij onze groep openstellen voor iedereen?Nee, als groep ben je niet verplicht om in te gaan op alle aanvragen. Het kan gebeuren dat de maximumcapaciteit bereikt is of dat de groep zo hecht is samengesteld, dat het voor buitenstaanders moeilijk zou zijn om aan te sluiten. Als groep bepaal je dit zelf en kun je het ook zo aangeven op de web-app.
Hoe verloopt de communicatie?Tot nu toe communiceren ouders via geheime facebook-groepen of whatsapp groepen. Binnenkort lanceren wij een slimme app, gekoppeld aan deze site, waarbij alles via deze app op veilige en confidentiële wijze kan gecommuniceerd worden binnen de groep. Je bepaalt zelf in de app wat de groep mag zien of wat je met alle bijspeelgroepen wil delen.
Hoe wordt het eten geregeld?Meestal brengen de kinderen hun eigen voedsel mee. Soms wordt een extra vieruurtje voorzien vanuit de groep. Er kan ook gekozen worden om samen met de groep een middagmaal te bereiden maar dit vraagt heel wat extra organisatie en planning. Verschillende groepen maken wel geregeld samen soep of fruitsalade, waarbij elk kind dan een stuk groente of fruit meebrengt. Soms kan samen koken of aperitieven ook als activiteit worden voorzien. De keuze ligt geheel bij de groep.
Wat met spelmateriaal?Je kan je eigen materiaal meebrengen en na afloop terug meenemen. Je kunt gemeenschappelijk materiaal verzamelen door een oproep te doen in je netwerk of bij organisaties. Of jullie kunnen een potje aanleggen en een groepsaankoop doen. Sommige steden beschikken over een speelotheek of een uitleendienst en diverse stadsdiensten hebben ook uitleenbare speelkoffers ter beschikking op hun dienst jeugd.
Wat met kwetsbare gezinnen en kinderen?Wij raden aan om je als groep open te stellen voor kwetsbare gezinnen. Tot nu toe zijn de ervaringen hiermee positief. Hou er wel rekening mee dat ze niet altijd evenveel draagkracht hebben of moeilijker afspraken  kunnen nakomen. Je kunt ze aanzien als een extra in de groep.

info voor scholen en organisaties

Zijn de groepen verzekerd?Het nemen van een verzekering is niet verplicht voor de groepen maar wordt door ons wel sterk aangeraden. Cokido voorziet de mogelijkheid tot aansluiting bij Belfius Verzekering onder de polis: Verenigingen en VZW’s Cover. De Cokido verzekering dekt zowel de burgerlijke aansprakelijkheid , lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand voor alle deelnemers, volwassen , kinderen, toevallige bijstaanders (indien geregistreerd) en eventuele betaalde oppassers. Dit voor zover zij aan de vrijwilligersvoorwaarden voldoen. De voorwaarden van de polis kan u hier inzien.
Is dit goedgekeurd door de overheid?Ja, zolang er geen geld voor de opvang zelf wordt gevraagd (daaronder valt het samenleggen voor gemeenschappelijke kosten dus niet), val je niet onder de wetgeving van de kinderdagverblijven. We hebben gemerkt dat lokale overheden dit initiatief altijd genegen zijn
Mag ik kosten aanrekenen?Ja. Onkosten voor verwarming, elektriciteit en water kunnen aangerekend worden maar hou het schappelijk. Het zijn non-profit organisaties.
Is er een contract?Er is een modelovereenkomst die door ons ter beschikking van de groepen wordt gesteld, deze is aanpasbaar naargelang jullie situatie. De trekker van de groep tekent dit contract.
Welke lokalen worden er gebruikt?Vaak worden de gemeenschappelijke ruimte, de sportruimte, refter en speelplaats gebruikt. Klaslokalen worden nooit benut.
Is mijn lokaal verzekerd?In de polis zijn lokalen meegenomen. Bekijk de polis hier
Wat is het voordeel voor mijn school/bedrijf/organisatie?Het samenkomen van ouders buiten de schooluren of werkuren zorgt voor sociale cohesie en meer verbondenheid. De kinderen voelen zich meer thuis op hun school omdat ze er in de vakantie in een andere context tijd hebben in doorgebracht.
Hoe werkt het met de sleutel?Er wordt 1 sleutel overhandigd aan de groep. Zij geven de sleutel onderling door. Geef goede instructies voor het afsluiten van het gebouw. Als je dit niet vertrouwt, kun je ook iemand dagelijks het gebouw laten openen en afsluiten.
Wordt mijn lokaal onderhouden?De groep is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de lokalen en worden geacht om hierbij te handelen als een goede huisvader.

Starten met bijspelen

Waar vind ik een groep ?Je vindt alle groepen die er reeds bestaan handig opgelijst op onze website, bij ‘wie doet het’. De meeste groepen hebben hier ook hun contactgegevens geplaatst zodat je gemakkelijk kunt informeren om eventueel aan te sluiten. Sommige groepen zijn echter zo populair dat ze momenteel volzet zijn. Voel je vrij om zelf een groep op te starten of aan te sluiten bij een andere.
Waar krijgen we ondersteuning?Via registratie op de Cokido-website kan de opstartgids verkregen worden met alle nodige documenten voor het opstarten van een groep. Ervaringen van de groepen worden ook op de website bijgehouden en uitgewisseld naar de andere groepen. Er is een Cokido-helpdesk waar men terecht kan met alle vragen, maar dikwijls kan er ook op de lokale overheid of de beheerder van het gebouw gerekend worden voor kleinere praktische problemen. In 2017 wil Cokido haar organisatie verder uitbouwen om een maximale dienstverlening op maat te voorzien. Check hiervoor onze crowdfunding campagne.
Hoe stel ik een groep samen?Vaak wordt een groep samengesteld nadat enkele initiatiefnemers samen tot de conclusie gekomen zijn dat er een opvangvraag is. Dit kunnen zowel mensen zijn die verbonden zijn door een school, een buurt, een vriendenkring of zelfs als collega’s. De kerngroep is dikwijls gebaseerd op een netwerk dat ergens al bestaat of waarbij er een link is met een buurtcentrum of school. We merken echter dat er in de praktijk heel vlot kan geïntegreerd worden in deze groepen omdat de mensen allen dezelfde noden delen en verbonden zijn door de gemeenschappelijke factor van de kinderen. Aarzel dus zeker niet om een bestaande groep aan te spreken en mee te stappen in hun verhaal.
Wat als ik geen netwerk heb?Als je zelf niet voldoende mensen kent om een groep mee op te richten dan kun je gerust aansluiten bij een bestaande groep. Zijn deze niet beschikbaar in je buurt, maar wil je toch opstarten, dan kan het de moeite lonen om bvb de schooldirectie eens aan te spreken, zij kunnen eventueel een oproep doen naar geïnteresseerde ouders. Flyeren in je straat, mensen aanspreken bij de vrijetijdsactiviteiten van je kinderen of rondvragen op je werk kunnen ook een optie zijn.
Welke documenten heb ik nodig?De opstartgids die je via de Cokido-website kunt verkrijgen bevat volgende zaken:
  • Een modeldocument voor de afspraken met de eigenaar van de locatie
  • Een modeldocument voor de afspraken binnen de groep zelf
  • Een verzekeringsdocument
  • Een slimme online planner en veilige communicatie tools
Hoe start ik een nieuwe groep op?Je staat te popelen om aan te sluiten bij een bijspeelgroep maar er zijn er helaas geen in je buurt? Geen probleem, via het handige stappenplan op onze website vind je een volledige handleiding om zelf een groep op te starten.
Moet een groep betalen om lid te worden van Cokido?Nee, het gebruik van het Cokido-platform, de opstartgids en de tools staan gratis ter beschikking van de groepen.
Waar organiseer ik mijn bijspeelgroep?Een locatie vinden voor je groep is een belangrijke stap. Het voornaamste is dat het gemeenschappelijke lokalen zijn die aangepast zijn aan de doelgroep en dus veilig voor schoolgaande kinderen. Enkele mogelijke opties zijn: een buurtcentrum, school, rusthuis of een ruimte bij de werkgever. Vaak wordt er in samenspraak met de lokale overheid gezocht naar een geschikte locatie.
Hoe vraag ik een locatie aan?Wanneer je een geschikte locatie op het oog hebt kun je de eigenaar aanspreken, hem/haar de nodige documenten, die je via ons verkrijgt, bezorgen en zeker ook verwijzen naar de webpagina van de Cokido. Helaas worden niet alle locaties gratis ter beschikking gesteld. Als er een kost is (vb. verwarming) dan legt de groep hiervoor een potje aan, dit wordt onderling bepaald en geregeld.

Veiligheid en Verzekering

Ben ik verzekerd?We raden elke groep aan om een verzekering af te sluiten. De Cokido verzekering dekt zowel de burgerlijke aansprakelijkheid , lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand voor alle deelnemers, volwassen , kinderen, toevallige bijstaanders (indien geregistreerd) en eventuele betaalde oppassers. Dit voor zover zij aan de vrijwilligersvoorwaarden voldoen. Wij hebben samen met DVV verzekeringen deze allesomvattende polis uitgewerkt om de volledige veiligheid van de Cokido groepen te kunnen garanderen. De verzekering is niet verplicht maar er zijn slechts twee opties. Ofwel neemt iedereen de verzekering ofwel niemand. Door de ganse groep dezelfde verzekering te laten nemen is er geen ruimte voor  discussie. De Cokido groepen zijn verzekerd door Belfius Verzekering onder de polis: Verenigingen en VZW’s Cover. De voorwaarden  van de polis kan u hier inzien.
Is bijspelen wettelijk toegelaten?Ja, zolang er geen geld voor de opvang zelf wordt gevraagd (het samenleggen voor gemeenschappelijke kosten telt dus niet), val je niet onder de wetgeving van de kinderdagverblijven. We hebben gemerkt dat lokale overheden dit initiatief altijd genegen zijn.
Hoe zit het met privacy en veiligheid?Jullie zijn allen verbonden door de gemeenschappelijke factor van jullie kinderen: elke ouder wil het beste voor zijn kind. Er is steeds sociale controle doordat er minimum 2 begeleiders aanwezig zijn. Ieder gezin heeft zijn eigen opvoedstijl, tijdens het maken van de interne groepsafspraken is het aangeraden om hierover enkele belangrijke waarden overeen te komen.
Waar vraag ik een verzekering aan?Zolang de app er niet is, mail je best een lijst met alle bijspelers, kinderen, ouders en vrijwilligers naar hallo@cokido.be met daarbij de periode dat jullie bijspelen. De eerste week is de verzekering gratis. Daarna kan je per gezin een lidmaatschap aangaan waarin de verzekering vervat zit. De kostprijs is 8 euro per Cokido lid voor 1 jaar waarin alle schoolvakanties in de verzekering zijn opgenomen. Zowel ouders als kinderen dienen een lidmaatschap aan te gaan. Extra's en vrijwilligers zijn hierbij mee verzekerd, zonder eigen lidmaatschap. Het is echter wel belangrijk ze te vermelden in de lijst met aanduiding “extra”. (Later in de app)
Is bijspelen erkend en goedgekeurd door Kind en Gezin?Omdat er geen geld wordt gevraagd voor de opvang zelf, is een goedkeuring en erkenning door Kind en Gezin niet nodig en gelden ook de bijbehorende regels voor kinderdagverblijven en opvangdiensten niet. Bijspelen werkt namelijk niet zoals het reguliere opvangsysteem, het is een initiatief voor en door ouders.
Registreer en ontvang meteen de opstartgids ‘start je groep in 7 stappen’ Registreer